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企业费用管控方案

2021-08-13 11:01

一、当前企业费用管控遇到的问题 一般情况下,费用的审批都要经历几个环节:先业务条线各个负责人审批,最后财务条线审批。由于涉及到切身利益,业务条线的审批人都会对本部门的费用支出给予通过。虽然看起来业务条线也对费用支出把关,但效果一般。因此,企业里面费用审批的压力最终都会集中到财务部门,财务相对来说比较保守,可能每一分钱都要详细斟酌,难免觉得业务部门的费用支出有很多不合理的地方。所以,业务部门与财务部门的矛盾由来已久。 费用审批,理论上从业务部门传递到财务部门,是一层一层经过不断过滤和筛选的。但实际上财务部门看到的费用审批流程是没有过滤的;再加上财务是最后审批的环节,前面审批的领导可能觉得反正后面还有人审核,我这里审不审问题不大。那么财务就成了费用审批兜底的部门了。

二、为什么财务部门很难管控费用 1、管控需要的时间不够。 如果要把这笔费用支出是否合理来龙去脉搞清楚,需要大量的时间。我们经常说财务要懂业务,但是财务对业务的理解会比业务人员对业务的理解还深刻吗?可能有这样的财务,但大多数达不到如此精通业务的水准。所以在短时间内,让一个财务去判断这笔费用支出是否符合业务逻辑,是否合理,是很困难的。 2、来自上级领导的压力 问题:如果CEO决定付这笔钱,财务能拒绝吗? 3、来自业务部门的压力 业务部门经常问这样的问题:钱付不出去,耽误了业务,你们能承担责任吗?

三、常见费用管控逻辑 1、明确业务部门和财务部门的审批目标和责任 业务部门对费用支出的合理性、真实性负责;财务部门对合规性负责。 2、发挥内审的作用 内审独立于业务部门和财务部门,需要对费用审批质量进行监督。内审采用抽查的方式,对于审批过的费用进行审查,审查真实性、合理性和合规性。发现有问题,找相关的审批人进行追责,加大处罚力度。通过严格的事后审计督促事前审批。 3、财务审批前置 这里涉及到一个岗位:财务BP。BP的作用之一就是把控其所负责业务线的财务合规问题。而且BP与业务接触较多,能充分理解业务逻辑。所以,有条件的公司可以在审批流程上,把财务BP放在费用审批流程的前端,提前介入费用的审批。

四、具体管控措施举例 1、设置费用支出增长控制目标,比如要求月度费用增长控制在10%以内;超出的费用支出需要严格审批。 2、实施弹性预算,对费用支出总额进行控制;费用支出总额与收入或利润目标挂钩,收入或利润目标完成了多少,费用支出控制在多大比例之内;比如收入完成目标的80%,则费用支出总额控制在费用预算总额的80%。 3、优化费用报销审批流程,防止乱花钱。 (1)梳理现有费用报销制度,将各类费用报销标准进行调整,严格按照报销标准进行费用审批; (2)费用真实性管控纳入内部审计工作的范畴,加大对虚假报销的审查力度;一旦发现不合规的报销,报销人和所有审批人承担报销金额的连带赔偿责任; (3)建立员工报销诚信档案,初始分为80分,每报1笔无误或有误的费用就加1分或减1分;这个分值会决定个人费用报销被审计抽查的概率。80-90分的审计抽查比例为20%,90分以上的为10%,100分以上的为5%。80分以下的报销后全部由审计复核,低于70分的全部由财务报销前审核。